WaWaOffice for University
星薬科大学様
星薬科大学は、東京都品川区荏原に所在し、1911年（明治44年）に設立された伝統ある大学です。薬学部薬学科・創薬科学科を擁し、約1,800名の学生と約200名の教職員が在籍しています。
「薬学を通じて、世界に奉仕する人材育成の揺籃」という建学の精神と「親切第一」という教育理念のもと、地域や社会に貢献する薬学教育を展開されています。
同大学では、この理念を支える事務効率化とDX推進の一環として、WaWaOfficeをご導入いただきました。本記事ではその活用事例をご紹介します。
担当者名： 管財部 情報システム係 課長 稲岡様
導入の背景と目的
業務の一元管理を目指して
2018年当時、星薬科大学の事務部門では、以下のような課題が存在していました。
・隣席職員の業務状況や出勤状況がわからない
・ファイル共有がメール添付に依存していた
・さまざまな申請業務が紙ベースで行われていた
これらの非効率を解消し、業務を一元管理するためのツールとしてグループウェアが求められていました。その中で出会ったのが、「WaWaOffice」です。
WaWaOfficeの活用例
スケジュール共有と会議室予約
教職員全員がスケジュールを共有し、会議室予約の効率化を実現。休暇日は赤表示し、視覚的に勤務状況がわかりやすくなっています。
勤怠管理と在席状況の可視化
ジョブカン勤怠システムと連携することで、カードタッチによる入退構が可視化されるようになりました。これにより、教職員同士の連絡が簡略化され、正門警備室での勤務確認も可能です。
＊WaWaOffice for Universityにてカスタマイズ
Google/iPhoneとの連携
GoogleカレンダーやiPhoneカレンダーとの連携により、個人スケジュールと並べて表示したり、が教員がゼミ生などとスケジュールをスムーズに共有可能になりました。
＊WaWaOffice for Universityにてカスタマイズ
JavaScriptを用いて事務QAチャットボットやIPAアラート表示
教職員が必要な情報にすぐアクセスできる環境が整っています。
＊星薬科大学様にてカスタマイズ
教職員ポータル（InternalCommunication）の活用
教職員ポータルは、以下の用途で活用されています。
・マニュアルや申請書の集約
・メルマガのバックナンバー掲載
・情報漏えいを防ぐため、URLリンクを活用した人事情報の提供
ワークフローの電子化とデータベース連携
従来紙ベースで行っていた申請業務、稟議書を、「WaWaFlow」で電子化。
・複数あった申請用紙の統一
・予算承認者の分岐設定
・出張許可書と許可後の出張報告書など、関連申請への引き継ぎ連携
各種利用申請の決裁後は、データベースで台帳化される仕組みに変更され、例えば、５０万円以上の稟議台帳、押印台帳などが決裁後に自動で作られます。
また、押印された表紙をスキャンしていましたが、文書管理Boxにアクセス権限付きで電子データが保存されるので、いつでも検索・参照が容易になりました。
勤怠管理システム「ジョブカン」との連携
業務効率の向上/決裁スピードアップ
『WaWaOffice』と『ジョブカン』のAPI連携では、ジョブカンのカードリーダーによる打刻データをWaWaOfficeに連携しています。
学内では「行先案内板」と呼んでおり、ジョブカンの入退館データをWaWaOffice上に表示することで、勤務時間の裁量が大きい教員も含め、出勤状況を一覧で確認できるようになりました。これにより、学内のコミュニケーション円滑化に役立っています。
また、WaWaOfficeは柔軟な権限設定が可能なため、この「行先案内板」を外部委託先の警備会社にも閲覧を許可し、日々の巡回業務に活用しています。
施設内では薬剤等を取り扱うことから、警備室でも教職員の出退勤状況を把握できる体制を整えており、夜間の巡回時には在館状況の参考情報として役立てています。
引用元：星薬科大学｜導入事例｜ジョブカン勤怠管理「大学特有の複雑な勤務形態に対応！システム統合で月次集計の工数を劇的に削減」
導入効果
業務効率化とセキュリティ強化を両立。安定した事務運用の実現へ
星薬科大学では、WaWaOfficeを用いたDX推進により、以下のような効果を実感しています。
・スケジュール共有や会議室予約の効率化
・情報漏えいリスクの軽減
・教職員の業務時間短縮
・申請業務の属人化・時間浪費を解消し、安定した運用の実現
星薬科大学管財部 情報システム係 稲岡 和生様によるコメント
WaWaOfficeを活用することで、これまで抱えていた事務業務の課題がいくつも改善されてきました。特にワークフローの電子化は効率化に大きく貢献しています。これからもさらなるDXを推進し、薬学を通じて社会に貢献できる大学運営を目指します。
| 顧客名 | 星薬科大学 |
|---|---|
| 住所 | 〒142-8501 東京都品川区荏原2-4-41 |
| 業種 | 教育機関 |
| HP | https://www.hoshi.ac.jp |