導入事例

勤怠管理クラウドサービス
(人事給与システム等、総務ソリューション)

顧客紹介 社会福祉法人クムレ様

社会福祉法人クムレ

社会福祉法人クムレ様は、「ともに育ち ともに生きる」という法人理念のもと、誰もが生まれ育った地域でその人らしく生きていける「地域共生社会」の実現を目指し、子育て支援事業(保育・社会的養護・相談)、障がい児・者支援事業(通所・入所・相談)を中心に、産まれる前から成人・高齢期まで、必要な支援を切れ目なく提供できる体制を構築されています。
また、福祉制度の狭間にある困りごとの支援や、地域住民と一体となった活動、災害支援にも取り組まれています。

導入のきっかけ

労働時間の管理・分析、労務管理の実現を目指して

法人内には大小26の事業所、30を超える事業があり、ICTを活用しながら業務改善を図って管理を統合していくという大きなテーマのもと、グループウェア・会計・人事給与ソフトを順次導入していくことで、業務内容や会計上の拠点を超えて情報を活用し一体的な運用ができるように、事務作業のネットワーク化を進めてまいりました。その中で、労働時間の管理については、従来の方法では給与処理との連動や内容の分析が難しく、ただ打刻データを集めて計算をするだけではない、ひとつ先の部分の「現場の労務管理」を実現するために勤怠システムの導入が必要でした。

選定のポイント・決め手

「コスト・使いやすさ・必要な機能がある」を満たしているシステム

競合とも比較した結果、「コスト・使いやすさ・必要な機能がある」を満たしていることから選びました。既存資産がどれだけ活かせるかという観点では、クロノス・クロッシオンは打刻の方法が様々あり、事業所の規模に応じて選択できたというのも選定理由です。
また、システムの運用や設定で分からない時の対処として、もちろんオフィシャルのサポートセンターはありますが、アイアットOECに相談できる点は大きいです。

導入時に注意した点など

管理職には労務管理知識の普及も必要と感じました

職員向けに操作や運用方法を普及する中で、管理職教育の必要性にも気づきました。労務に関する基本的な知識を持ってもらわないと、前提条件の違いからやり取りに齟齬が生まれ、使いにくいという感想になりかねません。また、IT機器そのものへの苦手意識を持つ職員もいます。
そのため、管理職から一般職の職員まで、それぞれの階層に応じた労務管理知識の普及と、ITが苦手な方への操作研修を平行して実施していく必要があると感じました。

導入効果

クラウド化により場所を特定せず、属人化の解消や業務のスリム化

手書きのタイムカードからICカードやタッチパネル化することで、労働時間の把握を進めています。残業時間に関しては、事業所ごとの偏りや、同じ事業所内でも一人だけ突出して多いというような、今までは感覚的に捉えていたものを、エビデンスで出す事が可能になりました。また、勤怠集計などの業務について、事務局でしか出来ないのではなく、クラウド化によって複数の拠点で出来るようになり、テレワークが可能な環境にも近づいたことに加え、今まで属人的だった業務を標準化するという効果もあります。
「システムを入れたら仕事が減るだろう」ではありません。長期的には負担軽減が見込まれていても、短期的に、特に導入時に減ることはなく、今まで見えなかったものが見えるという意味でも管理面での仕事が増えるでしょう。勤務シフトひとつ取ってみても「属人的で都合の良いルール」から、「規定された本来のルール」への変更を徹底すると大変だ大変だ、となります。しかし「大変だ」の根っこの部分が整理され標準化されると、「ルールに基づいた多様な働き方」の運用が可能になります。さらに事務部門での確認作業やイレギュラー対応も削減されるため、整理する段階(プロセス)を経て最終的には業務のスリム化を目指したいです。

今後の展望

アラートや集計表を活用し、事務部門の手間を省きたい

申請した残業時間(申請退勤)と打刻の乖離をアラート管理できるなど、今後はクロノスに備わった仕組みを活用して労働時間の管理を行うことが可能になります。クロノスを使いこなせれば、管理者がそれぞれの部門に関するデータを作れる状況になります。ただ、操作や知識に個人差も出てきてしまうので、クロノス上で出力できるアラートや帳票について独自設定もできることを利用して「これとこれを見れば把握できる」というところまで落とし込めれば、各事業所の管理者と事務部門ともに業務が効率化され、クロノス・クロッシオンを導入した良さを、より感じられるようになると思います。

システムに期待すること

トータルパッケージではなくトータルソリューションになって行けばいい

打刻漏れやエラー・アラートを出しがちな人をAIで判断しチェックを促す、シフトや当番の異常をクロノスが察知してくれる、という期待は持っています。勤怠ソフト側で改善して欲しい点が明確になってきた一方で、シフトパターン(勤務区分)が増え過ぎてしまうという自社の改善点も見えてきました。使いやすいシステムを期待すると同時に、システム上だけでは解決しないものはExcelへの取り出し易さを重視しています。必要なものを活用・連携しながら、トータルパッケージではなくトータルソリューションになって行けばいいなと思っています。

社会福祉法人クムレ

顧客名 社会福祉法人クムレ
住所 岡山県倉敷市栗坂8番地
事業内容 ・第1種・第2種社会福祉事業(障がい・保育)
・公益事業
HP https://cumre.or.jp/

お問い合わせ先

企業ソリューショングループ

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