DocuWorksを用いた『ペーパレス＝電子文書管理』

「紙があふれて欲しい資料が見つからない」
「ペーパレス化してコストを削減したいが、具体的にどうすれば良いのかわからない」という方に、DocuWorksを活用した電子文書管理の取組み事例をご紹介します。

※ DocuWorksは紙と電子を一元管理できる、富士ゼロックス(株)の文書管理アプリケーションです

卸売業での事例  ペーパレスFAX

複数名の営業担当者と複数名の事務員で、FAX受信文書のペーパレス化と共有を行っています。
受信したFAX文書をNASに転送し、事務員が受信内容をDocuWorksで確認します。その後、NAS内の各担当者のフォルダへFAXを移動します。
DocuWorksフォーマットは反応速度が速いので、ストレスなく扱えます。
受信した受発注の内容に電子スタンプを押すなど、加工後に電子保存します。
大量の受発注FAXを電子化でき、不要なFAXDMは画面上で削除するので、コスト削減にも繋がっています。
※NASとはネットワークに接続して使えるハードディスク

弁護士事務所での事例  訴訟・判例内容を電子化

紙文書の多い弁護士事務所で資料を電子保存しています。
過去の訴訟や判決内容は全てコピーしてキングファイルで保管していましたが、保管スペースはいっぱいになっていました。
また、過去の訴訟や判決内容について後から問い合わせを受ける事があるのですが、書庫に探しに行くにも時間がかかっていました。

そこで資料をスキャナしDocuWorksフォーマットでNASに保管しています。
経費削減とともに、問い合わせの電話に対してもDocuWorksで検索し、素早い応対ができるようになりました。

製造業での事例  図面・見積の一元管理

部品の工作に重要な図面を電子化しています。
発注元からFAXで受信した図面をお客様毎のフォルダに整然と保管することで、大量の図面データを電子化しています。
部品のオーダーは、数年前に製作したもののリピート品も多く、その際の見積り等も同様に保管しているため、図面とその他の資料が簡単に見つかります。
材料や製品在庫と図面を連携させるシステム化も検討されています。

「DocuWorks」とは

富士ゼロックス「DocuWorks8」
画像は富士ゼロックス提供

紙と電子データの一元管理を可能にした、富士ゼロックスの文書管理ソリューション。
電子化した文書にスタンプを押印やメモの記入、バインダーに収納など、紙を扱う感覚で電子文書管理が行えます。 紙文書・電子文書の管理にお困りの方は是非アイアットOECにご相談ください。